voordat medewerkers het systeem zelfs beginnen te gebruiken.
Aeterna reinigt, mapt, valideert en test de relevante legacydata, zodat het nieuwe systeem geen vermijdbare fouten van het oude systeem overneemt.
DE SITUATIE
Een bedrijf heeft een nieuw ERP- of CRM-systeem geselecteerd.
De software kan al geconfigureerd zijn, de implementatiepartner kan de import voorbereiden en de datum van ingebruikname kan al vastliggen.
De informatie die in het nieuwe systeem moet worden opgenomen, is echter nog steeds verspreid over:
- Legacysoftware
- Spreadsheets
- Afdelingsdatabases
- Exports uit boekhoudsoftware
- Klanten- en leverancierslijsten
- Productcatalogi
- Gedeelde mappen
- Manueel bijgehouden records
De gegevens werden aangemaakt voor verschillende systemen, teams en bedrijfsbehoeften.
Velden gebruiken verschillende namen, formaten en definities. Sommige records zijn onvolledig, dubbel, verouderd of niet langer relevant.
Het nieuwe systeem is klaar.
De bestaande gegevens zijn dat niet.
WAAROM DIT EEN PROBLEEM WORDT
Een migratie corrigeert de overgedragen informatie niet automatisch.
Wanneer inconsistente records zonder voldoende voorbereiding worden geïmporteerd, kan het nieuwe systeem de volgende problemen overnemen:
- Dubbele klanten en leveranciers
- Ontbrekende verplichte velden
- Ongeldige identificatiegegevens
- Onjuiste productrelaties
- Tegenstrijdig eigenaarschap van accounts
- Verouderde contactgegevens
- Inconsistente categorieën en statussen
- Records die niet kunnen worden gekoppeld
- Historische informatie die gearchiveerd had moeten blijven
Deze problemen kunnen leiden tot geweigerde imports, herhaalde manuele correcties, onbetrouwbare rapportering en vertragingen vóór de ingebruikname.
Zelfs wanneer de import technisch slaagt, kan het bedrijf later vaststellen dat totalen niet overeenkomen, klantgeschiedenissen onvolledig zijn of medewerkers de informatie in het nieuwe systeem niet vertrouwen.
EEN GESLAAGDE IMPORT BETEKENT NIET ALTIJD EEN GESLAAGDE MIGRATIE.
HOE EEN BETER PROCES ERUITZIET
Het bedrijf bepaalt welke informatie naar het nieuwe systeem moet worden overgebracht, welke records gearchiveerd moeten blijven en welke definities moeten worden bevestigd.
Aeterna bereidt vervolgens de relevante gegevens voor volgens de structuur en vereisten van het doelsysteem.
Records die veilig kunnen worden gecorrigeerd, volgen goedgekeurde regels.
Dubbelzinnige informatie blijft zichtbaar voor controle in plaats van automatisch te worden gewijzigd.
Vóór de ingebruikname worden representatieve imports en afstemmingscontroles gebruikt om te verifiëren dat de voorbereide informatie volledig, traceerbaar en bruikbaar is.
HET NIEUWE SYSTEEM MAG DE VERWARRING VAN HET OUDE SYSTEEM NIET OVERNEMEN.
VEELVOORKOMENDE PROBLEMEN
DUBBELE RECORDS
Dezelfde klant, leverancier of hetzelfde product verschijnt meerdere keren met licht verschillende namen, adressen of identificatiegegevens.
VERPLICHTE INFORMATIE ONTBREEKT
Het doelsysteem vereist velden die in het vorige systeem nooit consequent werden verzameld.
TEGENSTRIJDIGE DEFINITIES
Verkoop, finance en operations gebruiken verschillende betekenissen voor klantstatus, productcategorie, accounteigenaarschap of bestelstatus.
INCOMPATIBELE FORMATEN
Datums, munteenheden, fiscale identificatiegegevens, landcodes en referentienummers voldoen niet aan de vereisten van het doelsysteem.
VERBROKEN RELATIES
Transacties, producten, varianten of klantgeschiedenissen kunnen niet worden verbonden omdat hun identificatiegegevens niet overeenkomen.
ONNODIGE LEGACYDATA
Oude of inactieve informatie wordt gemigreerd enkel omdat ze bestaat, waardoor het nieuwe systeem vanaf het begin moeilijker te gebruiken wordt.
ONDUIDELIJK ZAKELIJK EIGENAARSCHAP
Het technische team kan een inconsistentie vaststellen, maar alleen het bedrijf kan beslissen welke waarde of definitie moet worden gebruikt.
WAT AETERNA CORRIGEERT
Aeterna werkt tussen het bedrijf, de bestaande gegevens en de implementatiepartner.
Afhankelijk van de afgesproken scope kan Aeterna:
- Klant-, leveranciers-, product- of operationele records reinigen en standaardiseren
- Goedgekeurde dubbele records identificeren en samenvoegen
- Vermijdbare structurele inconsistenties corrigeren
- Bronvelden en waarden mappen naar het doelsysteem
- Migratiegegevens scheiden van informatie die gearchiveerd moet blijven
- Vereiste identificatiegegevens en verplichte velden valideren
- Records opnieuw verbinden wanneer de relaties kunnen worden bevestigd
- Gecontroleerde importbestanden voorbereiden
- Representatieve proefimports ondersteunen
- Geweigerde records corrigeren en opnieuw testen
- Aantallen records, totalen en belangrijke relaties afstemmen
- Onopgeloste zakelijke beslissingen zichtbaar houden voor goedkeuring
Het doel is niet om een rapport af te leveren waarin wordt uitgelegd dat de gegevens inconsistent zijn.
Het doel is om het bedrijf en zijn implementatiepartner schonere, gemapte en geteste informatie te geven die tijdens de migratie kan worden gebruikt.
VERWACHT WERKEND RESULTAAT
Afhankelijk van de scope ontvangt het bedrijf migratiegegevens die:
- Schoner en consistenter zijn
- Zijn gemapt naar de structuur van het doelsysteem
- Zijn gescheiden van onnodige historische informatie
- Zijn gecontroleerd op verplichte velden en identificatiegegevens
- Zijn getest via representatieve imports
- Zijn afgestemd met goedgekeurde broninformatie
- Worden aangevuld met zichtbare onopgeloste uitzonderingen
De migratie wordt niet als voltooid beschouwd enkel omdat een bestand werd geïmporteerd.
De informatie moet ook bruikbaar en voldoende betrouwbaar zijn zodat medewerkers ermee kunnen werken.
OPERATIONELE WAARDE
MINDER VERRASSINGEN VÓÓR DE INGEBRUIKNAME
Gegevensproblemen worden zichtbaar terwijl ze nog kunnen worden onderzocht en gecorrigeerd.
MINDER MANUELE CORRECTIES
Goedgekeurde opschoning en mapping verminderen herhaalde aanpassingen tijdens de import.
BETROUWBAARDERE INFORMATIE
Het doelsysteem start met schonere records en sterkere onderlinge relaties.
DUIDELIJKERE ZAKELIJKE BESLISSINGEN
Dubbelzinnige definities en tegenstrijdige records bereiken de personen die verantwoordelijk zijn voor de oplossing.
BETERE COÖRDINATIE MET DE IMPLEMENTATIEPARTNER
De technische provider ontvangt gestructureerde informatie en zichtbare uitzonderingen in plaats van onvoorbereide legacy-exports.
EEN STERKERE START VOOR HET NIEUWE SYSTEEM
Medewerkers zullen een systeem sneller vertrouwen en gebruiken wanneer de informatie erin begrijpelijk en bruikbaar is.
WAT HET BEDRIJF ONTVANGT
Afhankelijk van de afgesproken opdracht:
- Gereinigde en gestandaardiseerde records
- Goedgekeurde mappings van velden en waarden
- Datasets die klaar zijn voor import
- Gescheiden archief- en migratierecords
- Zichtbare onopgeloste uitzonderingen
- Resultaten van representatieve proefimports
- Gecorrigeerde geweigerde records
- Afstemmingsresultaten
- Essentiële instructies om de toekomstige datakwaliteit te onderhouden
De documentatie wordt beperkt tot wat nodig is om het migratieresultaat uit te voeren, te valideren en te onderhouden.
AFBAKENING VAN DE OPDRACHT
Aeterna bereidt en test de operationele gegevens die bij de migratie betrokken zijn.
Het bedrijf blijft verantwoordelijk voor het bevestigen van:
- Zakelijke definities
- Beslissingen over gegevensbewaring
- Dubbelzinnige koppelingen van klanten of leveranciers
- Boekhoudkundige en financiële classificaties
- Commerciële regels rond eigenaarschap
- Uitzonderingen die zakelijk oordeel vereisen
De ERP- of CRM-implementatiepartner blijft verantwoordelijk voor platformspecifieke configuratie, implementatie en technische vereisten buiten de afgesproken scope.
Aeterna beweert niet expertise te hebben in elke module van elk ERP-platform.
Kritieke wijzigingen worden alleen uitgevoerd met geschikte back-ups, toegang en validatieprocedures.
GERELATEERDE DIENST
DATAKWALITEIT & MIGRATIE
Een hands-on opdracht voor het reinigen, mappen, valideren en testen van legacy-informatie voordat die in een nieuw ERP-, CRM-, webshop- of bedrijfsplatform terechtkomt.
Geschikt voor:
- Vervanging van ERP- of CRM-systemen
- Implementaties van Business Central, Odoo of vergelijkbare systemen
- Consolidatie van CRM-systemen
- Migraties van webshops en productgegevens
- Bedrijfsfusies
- Consolidatie van systemen
- Uitfasering van legacysystemen
- Grote gegevensimports
