Onjuiste identificatiegegevens, onvolledige masterdata en onduidelijke correctieworkflows kunnen gestructureerde elektronische facturatie veranderen in terugkerend manueel werk.
Aeterna corrigeert vermijdbare gegevensproblemen, verbetert de validatie en creëert een gecontroleerd proces voor geweigerde facturen rond de boekhoud- of ERP-software die het bedrijf al gebruikt.
DE FACTUUR IS GESTRUCTUREERD.
HET UITZONDERINGSPROCES IS DAT NIET.
DE SITUATIE
Een Belgisch bedrijf heeft zijn boekhoud- of ERP-software met Peppol verbonden en kan gestructureerde elektronische facturen verzenden of ontvangen.
De technische verbinding kan al actief zijn, terwijl facturen nog steeds mislukken, worden geweigerd of herhaaldelijk moeten worden gecorrigeerd.
Het financiële team kan onder meer met de volgende situaties te maken krijgen:
- De ontvanger kan niet op Peppol worden gevonden
- De identificatiegegevens van de klant of leverancier zijn onjuist
- Verplichte factuurgegevens ontbreken
- Btw- of bedrijfsgegevens komen niet overeen
- De factuur faalt bij de technische validatie
- De klant weigert de factuur nadat deze werd ontvangen
- De reden van weigering bereikt niet de juiste medewerker
- Een gecorrigeerde factuur veroorzaakt een nieuw duplicaat of een nieuwe afwijking
- De boekhoudkundige gegevens moeten nog steeds manueel worden afgestemd
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor vrijwel alle transacties die binnen het toepassingsgebied vallen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Peppol is het standaardnetwerk waarmee deze facturen worden uitgewisseld.
Het bedrijf is aangesloten.
De gegevens en het operationele proces rond die verbinding kunnen echter nog steeds onvolledig zijn.
WAAROM DIT EEN PROBLEEM WORDT
Peppol vervoert gestructureerde informatie tussen bedrijfssystemen.
Het corrigeert niet automatisch onvolledige bedrijfsgegevens, inconsistente identificatiegegevens, ontbrekende klantreferenties of onduidelijke interne verantwoordelijkheden.
Wanneer facturen worden aangemaakt op basis van onbetrouwbare klant- of leveranciersgegevens, komen dezelfde problemen terecht in het elektronische facturatieproces.
Eén geweigerde factuur kan relatief eenvoudig worden gecorrigeerd.
Herhaalde weigeringen veroorzaken een breder operationeel probleem:
- Financiële medewerkers onderzoeken dezelfde fout meerdere keren
- Leveranciers en klanten wisselen correctiemails uit
- De verwerking van betalingen loopt vertraging op
- Dubbele facturen of creditnota’s worden moeilijker af te stemmen
- Verschillende documentversies blijven in het boekhoudsysteem bestaan
- Redenen voor weigering worden niet consequent behandeld
- Medewerkers blijven pdf-bestanden als parallelle oplossing per e-mail verzenden
- Niemand neemt verantwoordelijkheid voor terugkerende problemen met de datakwaliteit
Een weigeringsbericht geeft aan dat er iets is misgegaan.
Het bepaalt niet wie de brongegevens moet corrigeren, hoe de factuur opnieuw moet worden uitgegeven of hoe de boekhoudkundige gegevens moeten worden afgestemd.
VEELVOORKOMENDE PROBLEMEN
DE ONTVANGER KAN NIET WORDEN GEÏDENTIFICEERD
De klant bestaat in het boekhoudsysteem, maar het ondernemingsnummer, de Peppol-deelnemersgegevens of de routeringsinformatie zijn onvolledig of onjuist.
VERPLICHTE INFORMATIE ONTBREEKT
De factuur mist een verplicht veld, een referentie, datum, munteenheid, btw-waarde of bedrijfsidentificatie.
BEDRIJFSGEGEVENS KOMEN NIET OVEREEN
De factuur bevat verouderde of inconsistente bedrijfsnamen, adressen, btw-nummers of ondernemingsgegevens.
DE TOTALEN KOMEN NIET OVEREEN
Lijnbedragen, kortingen, toeslagen, belastingen en eindtotalen leveren tegenstrijdige waarden op.
HET DOCUMENT FAALT BIJ DE TECHNISCHE VALIDATIE
De factuurstructuur of een van de waarden voldoet niet aan de geldende validatievereisten voor gestructureerde facturen.
DE KLANT WEIGERT EEN CORRECT AFGELEVERDE FACTUUR
De factuur bereikt de klant, maar wordt geweigerd vanwege een prijs, hoeveelheid, bestelreferentie, leveringsgegeven of commercieel geschil.
DE REDEN VAN WEIGERING IS NIET BRUIKBAAR
Een status bereikt de software, maar medewerkers kunnen niet bepalen welk gegeven moet worden gecorrigeerd of wie verantwoordelijk is.
PDF- EN E-MAILPROCESSEN BLIJVEN PARALLEL BESTAAN
Medewerkers verzenden de gestructureerde factuur via Peppol en sturen daarnaast nog een andere versie per e-mail, waardoor het risico op duplicaten en tegenstrijdige documenten toeneemt.
NIEMAND IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE UITZONDERING
Finance stelt de weigering vast, maar de correctie is afhankelijk van verkoop, aankoop, het beheer van masterdata of de softwareleverancier.
HOE EEN BETER PROCES ERUITZIET
Het bedrijf weet hoe factuurinformatie wordt aangemaakt, gecontroleerd, verzonden, gecorrigeerd en boekhoudkundig afgestemd.
Voordat een factuur wordt verzonden, controleert het relevante proces of:
- De klant of leverancier correct is geïdentificeerd
- De vereiste bedrijfs- en btw-gegevens aanwezig zijn
- Verplichte factuurreferenties volledig zijn
- Het juiste documenttype wordt gebruikt
- Totalen en btw-waarden met elkaar overeenkomen
- Klantspecifieke informatie is opgenomen
- Het document niet al eerder werd uitgegeven
Wanneer een factuur wordt geweigerd:
- Wordt de reden van weigering zichtbaar
- Bereikt het probleem de juiste verantwoordelijke
- Wordt het onderliggende brongegeven waar nodig gecorrigeerd
- Wordt het document opnieuw uitgegeven via een gecontroleerd proces
- Blijven de oorspronkelijke en gecorrigeerde versies traceerbaar
- Wordt de boekhoudkundige boeking afgestemd
- Worden terugkerende oorzaken geïdentificeerd in plaats van telkens afzonderlijk gecorrigeerd
Het resultaat is niet alleen de mogelijkheid om een elektronische factuur te verzenden.
Het is een herhaalbaar operationeel proces voor het voorkomen, corrigeren en afstemmen van factuuruitzonderingen.
HET DOEL IS NIET OM WEIGERINGEN ONZICHTBAAR TE MAKEN.
HET DOEL IS OM ZE TE VOORKOMEN, TRACEERBAAR EN ACTIEGERICHT TE MAKEN.
WAT AETERNA CORRIGEERT
Aeterna werkt aan de operationele gegevens, softwareconfiguratie en correctieworkflow rond de bestaande Peppol-verbinding van het bedrijf.
Afhankelijk van de afgesproken scope kan Aeterna:
- Facturatiegegevens van klanten of leveranciers reinigen en standaardiseren
- Vermijdbare problemen met identificatie en routering corrigeren
- Verplichte velden in de masterdata valideren
- Beschikbare controles vóór verzending configureren
- Terugkerende klantspecifieke factuurvereisten op elkaar afstemmen
- Technische fouten onderscheiden van commerciële weigeringen
- Verbeteren hoe redenen voor weigering worden geregistreerd en toegewezen
- Getroffen brongegevens corrigeren
- Een gecontroleerd correctie- en herindieningsproces definiëren
- Vermijdbare dubbele documenten voorkomen
- Representatieve factuur- en creditnotascenario’s testen
- Gecorrigeerde documenten afstemmen met de boekhoudkundige gegevens
- Softwarespecifieke aanpassingen coördineren met de boekhoud- of Peppol-provider
Het doel is niet om een rapport af te leveren dat uitlegt waarom facturen worden geweigerd.
Het doel is om vermijdbare oorzaken te corrigeren en geweigerde facturen via een duidelijker, herhaalbaar proces te laten verlopen.
VERWACHT WERKEND RESULTAAT
Afhankelijk van de scope:
- Bevatten klant- en leveranciersgegevens betrouwbaardere facturatie-informatie
- Worden vermijdbare identificatie- en validatiefouten verminderd
- Worden redenen voor weigering gemakkelijker te interpreteren en toe te wijzen
- Weten medewerkers welk brongegeven moet worden gecorrigeerd
- Blijven gecorrigeerde facturen verbonden met het oorspronkelijke document
- Worden dubbele en parallelle factuurversies gemakkelijker voorkomen
- Worden boekhoudkundige gegevens consistenter afgestemd
- Worden terugkerende oorzaken zichtbaar in plaats van telkens afzonderlijk te worden gecorrigeerd
Aeterna belooft niet dat elke factuur altijd zal worden aanvaard.
Het werkende resultaat is een betrouwbaarder facturatieproces waarin vermijdbare fouten worden verminderd en resterende uitzonderingen kunnen worden getraceerd en opgelost.
OPERATIONELE WAARDE
MINDER VERMIJDBARE WEIGERINGEN
Onvolledige identificatiegegevens, ontbrekende velden en inconsistente dossiers worden gecorrigeerd voordat ze herhaaldelijk nieuwe facturen beïnvloeden.
SNELLERE CORRECTIE
Medewerkers kunnen vaststellen wat er is misgegaan, wie verantwoordelijk is en welke broninformatie moet worden gecorrigeerd.
MINDER MANUELE OPVOLGING
Financiële teams besteden minder tijd aan het onderzoeken van dezelfde problemen via e-mails, telefoongesprekken en losstaande softwareschermen.
SCHONERE KLANT- EN LEVERANCIERSGEGEVENS
De informatie die wordt gebruikt om facturen aan te maken en te routeren, wordt consistenter.
STERKERE TRACEERBAARHEID
Oorspronkelijke facturen, weigeringsberichten, correcties en vervangende documenten blijven met elkaar verbonden.
BETERE BOEKHOUDKUNDIGE AFSTEMMING
Gecorrigeerde documenten en boekhoudkundige boekingen volgen een meer gecontroleerd proces.
DUIDELIJKERE COÖRDINATIE
Finance, verkoop, aankoop, accountants en softwareleveranciers begrijpen waar hun verantwoordelijkheden beginnen en eindigen.
WAT HET BEDRIJF ONTVANGT
Afhankelijk van de afgesproken opdracht kan het bedrijf het volgende ontvangen:
- Gecorrigeerde klant- en leveranciersgegevens
- Gevalideerde bedrijfs- en Peppol-identificatiegegevens
- Geconfigureerde controles vóór verzending, waar ondersteund
- Gecorrigeerde factuurvereisten voor terugkerende klantscenario’s
- Een zichtbare classificatie van onopgeloste oorzaken van weigering
- Een werkend correctie- en herindieningsproces
- Geteste representatieve facturatiescenario’s
- Afgestemde gecorrigeerde documenten
- Essentiële instructies om het proces te onderhouden
De documentatie wordt beperkt tot wat nodig is om de gecorrigeerde workflow uit te voeren, te valideren en te onderhouden.
AFBAKENING VAN DE OPDRACHT
Aeterna werkt rond de bestaande boekhoudsoftware, het ERP-systeem en de Peppol-provider van het bedrijf.
Aeterna vervangt niet:
- De accountant
- De belastingadviseur
- De juridisch adviseur
- De Peppol-toegangspuntprovider
- De specialist in ERP- of boekhoudsoftware
Het bedrijf en zijn bevoegde adviseurs blijven verantwoordelijk voor het bevestigen van:
- De btw-behandeling
- Belastingberekeningen
- Wettelijke factuurvereisten
- Commerciële geschillen
- Contractuele prijzen en hoeveelheden
- Vereisten voor creditnota’s
- De boekhoudkundige verwerking
- Beslissingen die professioneel oordeel vereisen
Platformspecifieke ontwikkeling, configuratie van het toegangspunt en technische aanpassingen waarvoor gespecialiseerde bevoegdheden nodig zijn, blijven bij de geschikte provider.
Kritieke wijzigingen worden alleen uitgevoerd met geschikte toegang, back-ups en validatie.
GERELATEERDE DIENST
PEPPOL-DATA EN OPTIMALISATIE VAN DE FACTURATIEWORKFLOW
Een hands-on opdracht voor het corrigeren van terugkerende gegevensproblemen, validatiefouten en weigeringsworkflows rond gestructureerde B2B-facturatie.
Geschikt voor:
- Belgische bedrijven met terugkerende Peppol-weigeringen
- Financiële teams die factuurgegevens manueel corrigeren
- Bedrijven die overstappen van facturatie via pdf en e-mail
- Bedrijven met onvolledige klant- of leveranciersgegevens
- ERP- en boekhoudomgevingen die met Peppol zijn verbonden
- Bedrijven met klantspecifieke factuurvereisten
- Accountants die meerdere zakelijke klanten ondersteunen
- Softwarepartners die operationele gegevensvoorbereiding nodig hebben
[BESPREEK UW PEPPOL-FACTURATIEPROBLEEM →]
GERELATEERDE PRAKTIJKCASES
Klant- en leveranciersgegevens voorbereiden vóór een migratie van een ERP- of boekhoudsysteem:
[BEKIJK DE PRAKTIJKCASE OVER ERP-MIGRATIE →]
Foutieve klantprijzen en commerciële regels tussen een ERP-systeem en een B2B-portaal corrigeren:
