WORKFLOWOPTIMALISATIE & LEVERANCIERSDATA
Stop met het opvolgen van ontbrekende leveranciersgegevens, documenten en goedkeuringen via e-mail.
Aeterna reinigt de leveranciersgegevens, verbetert de goedkeuringsworkflow en verbindt de goedgekeurde informatie met het bestaande aankoop-, ERP- of boekhoudproces.
DE LEVERANCIER IS GESELECTEERD.
HET BEDRIJF KAN ER NOG STEEDS NIET BIJ AANKOPEN.
DE SITUATIE
Een bedrijf selecteert een nieuwe leverancier, maar om die leverancier te activeren zijn informatie en goedkeuringen van verschillende personen nodig.
De leverancier moet mogelijk het volgende aanleveren:
- Wettelijke bedrijfsgegevens
- Btw- en ondernemingsnummer
- Bankgegevens
- Contactgegevens
- Betalingsvoorwaarden
- Verzekeringsattesten
- Informatie over producten of diensten
- Complianceverklaringen
- Duurzaamheidsdocumentatie
- Contracten en commerciële overeenkomsten
Deze informatie komt vaak binnen via formulieren, spreadsheets, pdf-bestanden en e-mailbijlagen.
De aankoopafdeling kan het proces starten, terwijl finance de bank- en belastinggegevens controleert, een ander team de vereiste documenten beoordeelt, operations de zakelijke vereisten bevestigt en de leveranciersboekhouding de leveranciersfiche aanmaakt.
Het bedrijf gebruikt mogelijk al aankoop-, ERP- of boekhoudsoftware.
Toch blijft het onboardingproces afhankelijk van medewerkers die vragen:
- Welke informatie ontbreekt?
- Wie moet de leverancier goedkeuren?
- Heeft finance de bankrekening gecontroleerd?
- Bestaat deze leverancier al?
- Welke versie van het document is correct?
- Mag er een bestelbon worden aangemaakt?
- Waarom is de eerste factuur geblokkeerd?
WAAROM DIT EEN PROBLEEM WORDT
Leveranciersonboarding loopt door verschillende afdelingen, maar geen enkele persoon heeft noodzakelijk een volledig overzicht van het proces.
De informatie raakt verspreid over:
- E-mailgesprekken
- Gedeelde mappen
- Registratieformulieren
- Aankoopplatformen
- ERP-records
- Boekhoudsystemen
- Spreadsheets
- Tools voor contractbeheer
Dit veroorzaakt terugkerende problemen:
- Leveranciers dienen onvolledige informatie in
- Medewerkers vragen dezelfde documenten meerdere keren op
- Er worden dubbele leveranciersfiches aangemaakt
- Goedkeuringen blijven in individuele mailboxen zitten
- Documenten vervallen zonder dat iemand dit opmerkt
- Bank- of btw-gegevens worden verkeerd ingevoerd
- Aankopen starten voordat de controle is afgerond
- Facturen komen binnen voordat de leverancier klaar is voor betaling
- Niemand weet waarom de onboarding is stilgevallen
De vertraging wordt zelden veroorzaakt door één moeilijke taak.
Ze ontstaat door veel kleine afhankelijkheden die onzichtbaar blijven totdat iemand ze manueel opvolgt.
Een digitaal formulier creëert geen digitaal proces zolang goedkeuringen en uitzonderingen nog steeds in e-mails zitten.
VEELVOORKOMENDE PROBLEMEN
ONVOLLEDIGE LEVERANCIERSGEGEVENS
De leverancier verstrekt basisgegevens over het bedrijf, maar laat fiscale informatie, bankgegevens of verplichte referenties weg.
DUBBELE LEVERANCIERS
Hetzelfde bedrijf bestaat al onder een andere naam, vestiging, schrijfwijze of registratienummer.
DOCUMENTEN BLIJVEN IN E-MAILS ZITTEN
Attesten, contracten en verklaringen blijven gescheiden van de leveranciersfiche die ze ondersteunen.
GOEDKEURINGEN ZIJN ONDUIDELIJK
De aankoopafdeling gaat ervan uit dat finance de leverancier heeft goedgekeurd, terwijl finance nog wacht op een andere afdeling.
VERSCHILLENDE LEVERANCIERS VEREISEN VERSCHILLENDE CONTROLES
Een lokale dienstverlener, een internationale fabrikant en een aannemer met een hoger risico kunnen verschillende gegevens en goedkeuringsniveaus vereisen.
BANKGEGEVENS VERANDEREN
Een leverancier vraagt om de bankgegevens te wijzigen, maar het bedrijf beschikt niet over een gecontroleerd verificatie- en goedkeuringsproces.
DE INFORMATIE KOMT NIET OVEREEN
De wettelijke naam, het btw-nummer, de bankgegevens en het contract verwijzen naar verschillende entiteiten of bevatten tegenstrijdige informatie.
DE LEVERANCIER WORDT TE VROEG GEACTIVEERD
De leveranciersfiche wordt beschikbaar voordat alle vereiste informatie en goedkeuringen volledig zijn.
DE EERSTE FACTUUR WORDT GEBLOKKEERD
De leverancier heeft goederen of diensten geleverd, maar onvolledige masterdata verhindert dat de factuur correct wordt gekoppeld of betaald.
NIEMAND KAN DE STATUS ZIEN
Medewerkers sturen opvolgmails omdat het huidige proces niet toont wat nog ontbreekt of wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.
HOE EEN BETER PROCES ERUITZIET
Het bedrijf beschikt over een duidelijk onboardingtraject voor elk relevant type leverancier.
Het proces bepaalt:
- Welke informatie moet worden verzameld
- Welke documenten vereist zijn
- Welke velden moeten worden gevalideerd
- Wie elke fase goedkeurt
- Welke controles kunnen worden geautomatiseerd
- Welke situaties manuele controle vereisen
- Wanneer de leveranciersfiche mag worden aangemaakt
- Wanneer aankopen en betalingen mogen beginnen
- Wat er gebeurt wanneer informatie ontbreekt
- Hoe latere wijzigingen aan leveranciersgegevens worden gecontroleerd
De leverancier kan zien wat vereist is en wat nog ontbreekt.
Interne teams kunnen zien:
- De huidige onboardingstatus
- Ontbrekende informatie
- Voltooide controles
- Goedkeuringen die nog in behandeling zijn
- De verantwoordelijke personen
- Blokkerende uitzonderingen
- De volgende vereiste actie
De leveranciersfiche wordt aangemaakt op basis van goedgekeurde informatie in plaats van manueel te worden samengesteld uit verschillende bijlagen.
Het doel is niet alleen om leveranciersgegevens te verzamelen.
Het doel is om een goedgekeurde, bruikbare en onderhoudbare leveranciersfiche te creëren.
WAT AETERNA CORRIGEERT
Aeterna werkt aan de leveranciersgegevens, de workflow en de overdracht tussen systemen rond het bestaande onboardingproces voor leveranciers.
Afhankelijk van de afgesproken scope kan Aeterna:
- Bestaande leveranciersfiches reinigen en standaardiseren
- Mogelijke dubbele leveranciers identificeren
- Vereiste bedrijfs- en fiscale gegevens valideren
- Leveranciersgegevens in een consistente structuur organiseren
- Documenten verbinden met de leveranciersfiches die ze ondersteunen
- Leverancierscategorieën en vereisten configureren waar de bestaande tools dit toelaten
- Onboardingstatussen en verantwoordelijkheden zichtbaar maken
- De routering van goedkeuringen verbeteren
- Herinneringen configureren voor ontbrekende of bijna vervallen informatie
- Controles op volledigheid en dubbele records implementeren
- De gecontroleerde verwerking van wijzigingen aan bankgegevens verbeteren
- Goedgekeurde informatie overdragen naar het ERP- of boekhoudproces
- Scenario’s met onvolledige, dubbele of geblokkeerde leveranciers testen
- Terugkerende workflowproblemen corrigeren en stabiliseren
Het doel is niet om een rapport op te stellen dat uitlegt waarom leveranciersonboarding traag verloopt.
Het doel is om het bedrijf een duidelijker proces en leveranciersgegevens te geven die bruikbaar zijn voor aankopen, facturatie en betalingen.
VERWACHT WERKEND RESULTAAT
Afhankelijk van de afgesproken scope:
- Volgen leveranciersgegevens een consistentere structuur
- Zijn vereiste documenten en velden gemakkelijker te identificeren
- Worden mogelijke duplicaten opgespoord voordat een nieuwe leveranciersfiche wordt aangemaakt
- Worden goedkeuringen en blokkerende uitzonderingen zichtbaar
- Bereikt goedgekeurde informatie het ERP- of boekhoudsysteem betrouwbaarder
- Beginnen aankopen pas wanneer aan de vereiste voorwaarden is voldaan
- Ontvangt de leveranciersboekhouding volledigere leveranciersgegevens
- Volgen wijzigingen aan leveranciersgegevens een gecontroleerder proces
- Moeten medewerkers minder herhaaldelijk opvolgen via e-mail
Het werkende resultaat is niet alleen een ingevuld registratieformulier.
Het is een bruikbare leveranciersfiche die wordt ondersteund door goedgekeurde informatie en een zichtbare operationele workflow.
OPERATIONELE WAARDE
SNELLERE ACTIVERING VAN LEVERANCIERS
De vereiste informatie, goedkeuringen en verantwoordelijkheden volgen een duidelijker traject.
MINDER ONVOLLEDIGE LEVERANCIERSFICHES
Verplichte velden en documenten worden gecontroleerd voordat de leverancier wordt geactiveerd.
MINDER OPVOLGING VIA E-MAIL
Medewerkers kunnen zien wat ontbreekt, wie verantwoordelijk is voor de volgende stap en waar het proces is stilgevallen.
MINDER DUBBELE LEVERANCIERS
Bestaande records worden gecontroleerd voordat een nieuwe leveranciersfiche wordt aangemaakt.
MINDER BETALINGSVERTRAGINGEN
Goedgekeurde fiscale, bank- en betalingsgegevens bereiken de leveranciersboekhouding betrouwbaarder.
STERKERE CONTROLE OP WIJZIGINGEN AAN LEVERANCIERSGEGEVENS
Wijzigingen aan bankgegevens, wettelijke informatie of vereiste documenten volgen een vast controleproces.
BETERE SAMENWERKING TUSSEN AFDELINGEN
Aankoop, finance, operations en leveranciersboekhouding werken met dezelfde statusinformatie.
DUIDELIJKERE TRACEERBAARHEID
Het bedrijf kan nagaan welke informatie werd ontvangen, gecontroleerd, goedgekeurd en gebruikt om de leverancier te activeren.
WAT HET BEDRIJF ONTVANGT
Afhankelijk van de opdracht kan het bedrijf het volgende ontvangen:
- Gereinigde en gestandaardiseerde leveranciersfiches
- Geconfigureerde leverancierscategorieën en verplichte velden
- Een duidelijkere workflow voor de onboardingstatus
- Vastgelegde goedkeurings- en verantwoordelijkheidspunten
- Verbeterde opvolging van documenten en vervaldata
- Controles op dubbele en onvolledige records
- Geautomatiseerde herinneringen of routering waar dit wordt ondersteund
- Een verbeterde overdracht naar het ERP- of boekhoudsysteem
- Een zichtbare lijst van onopgeloste uitzonderingen
- Geteste scenario’s voor leveranciersonboarding
- Essentiële instructies om het proces te onderhouden
De documentatie wordt beperkt tot wat nodig is om de werkende oplossing uit te voeren, te valideren en te onderhouden.
AFBAKENING VAN DE OPDRACHT
Aeterna werkt rond de bestaande aankoop-, ERP-, boekhoud- en documentbeheertools van het bedrijf.
Het bedrijf en zijn bevoegde specialisten blijven verantwoordelijk voor het bevestigen van:
- Beslissingen over de selectie van leveranciers
- Commerciële voorwaarden
- Contractuele verplichtingen
- Fiscale behandeling
- Wettelijke vereisten
- Compliance- of duurzaamheidsvereisten
- Beslissingen over leveranciersrisico’s
- Goedkeuring van bankgegevens
- Uitzonderlijke activeringsbeslissingen
Aeterna verstrekt geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig of regelgevend advies.
Gespecialiseerde integraties, platformuitbreidingen, cyberbeveiligingscontroles en maatwerkontwikkeling blijven bij de geschikte technische provider, tenzij ze uitdrukkelijk in de opdracht zijn opgenomen.
Automatisering keurt onzekere informatie niet zelfstandig goed.
Tegenstrijdige identiteiten, wijzigingen aan bankgegevens, onvolledige bewijsstukken en uitzonderingen met een hoog risico blijven onderworpen aan menselijke controle.
GERELATEERDE DIENST
LEVERANCIERSONBOARDING & OPTIMALISATIE VAN LEVERANCIERSDATA
Een hands-on opdracht voor het verbeteren van de kwaliteit van leveranciersgegevens, documentverzameling, goedkeuringsworkflows en de overdracht van goedgekeurde informatie naar aankoop-, ERP- en boekhoudsystemen.
Geschikt voor:
- Bedrijven die meerdere leveranciers onboarden
- Aankoopteams die afhankelijk zijn van e-mail en spreadsheets
- Financiële teams die onvolledige leveranciersfiches ontvangen
- Bedrijven met dubbele leveranciersrecords
- Organisaties met documentintensieve onboardingprocessen
- Bedrijven die een aankoop- of ERP-implementatie voorbereiden
- Leveranciersboekhoudingen die met geblokkeerde facturen te maken krijgen
- Technologiepartners die operationele workflowondersteuning nodig hebben
[BESPREEK UW LEVERANCIERSONBOARDINGPROCES →]
GERELATEERDE PRAKTIJKCASES
Leveranciersfacturen mislukken doordat klant- of leveranciersgegevens onvolledig zijn:
[BEKIJK DE PRAKTIJKCASE OVER PEPPOL-FACTUREN →]
Bestaande leveranciersgegevens moeten worden voorbereid voor een nieuw ERP-systeem:
