Contractprijzen, kortingen, producttoegang en kredietvoorwaarden kunnen al in het ERP-systeem bestaan zonder correct in het klantenportaal terecht te komen.
Aeterna corrigeert de problemen met gegevens, configuratie en integratie die verhinderen dat B2B-klanten de commerciële voorwaarden zien die voor hun account gelden.
DE SITUATIE
Een fabrikant, groothandelaar of distributeur lanceert een B2B-klantenportaal zodat klanten producten kunnen zoeken, bestellingen kunnen plaatsen en hun account kunnen beheren zonder voor elke transactie contact op te nemen met het verkoopteam.
Het portaal kan al met het ERP-systeem verbonden zijn. Klanten kunnen inloggen en producten verschijnen online, maar de getoonde informatie weerspiegelt niet altijd de commerciële relatie die met het bedrijf werd afgesproken.
Klanten kunnen te maken krijgen met:
- Standaardprijzen in plaats van onderhandelde prijzen
- Verouderde of ontbrekende kortingen
- Producten die ze niet mogen aankopen
- Ontbrekende contractproducten
- Een onjuiste fiscale behandeling
- Voorraadgegevens die niet overeenkomen met het ERP-systeem
- Kredietvoorwaarden die niet worden toegepast
- Verschillende prijzen online en op de uiteindelijke factuur
Technisch gezien werkt het portaal.
Maar het geeft de werkelijke commerciële voorwaarden van elk klantaccount nog niet correct weer.
HET PORTAAL IS ONLINE.
DE COMMERCIËLE REGELS BEVINDEN ZICH NOG ERGENS ANDERS.
WAAROM DIT EEN PROBLEEM WORDT
B2B-klanten verwachten dat het portaal herkent wie ze zijn.
Een klant met een afgesproken contractprijs, productassortiment, betalingsvoorwaarde of kortingsstructuur zou geen verkoper moeten contacteren om informatie te bevestigen die al binnen het bedrijf bestaat.
Wanneer het portaal onjuiste of onvolledige informatie toont, kunnen klanten:
- Opnieuw via e-mail of telefoon bestellen
- Verkoopmedewerkers vragen om elke prijs te bevestigen
- Een bestelling afbreken
- De uiteindelijke factuur betwisten
- Manuele correcties aanvragen
- Stoppen met het gebruik van het selfserviceportaal
- Kopen bij een andere leverancier met een duidelijker proces
Intern compenseren medewerkers dit door het ERP-systeem te controleren, spreadsheets te raadplegen of te vertrouwen op persoonlijke kennis van individuele klantaccounts.
Het portaal was bedoeld om manueel werk te verminderen. In plaats daarvan wordt het een extra systeem dat medewerkers voortdurend moeten controleren.
EEN KLANTENPORTAAL KAN GEEN SELFSERVICE BIEDEN WANNEER KLANTEN NOG STEEDS EEN MEDEWERKER NODIG HEBBEN OM DE INFORMATIE TE BEVESTIGEN.
VEELVOORKOMENDE PROBLEMEN
CONTRACTPRIJZEN WORDEN NIET GETOOND
De klant logt in, maar ziet nog steeds de standaardcatalogusprijs in plaats van de afgesproken commerciële prijs.
KORTINGEN WORDEN VERKEERD TOEGEPAST
Klant-, product- en volumekortingen kunnen in het ERP-systeem en het portaal op een verschillende manier worden gecombineerd.
KLANTCATALOGI ZIJN ONVOLLEDIG
Klanten kunnen producten zien die ze niet mogen aankopen of contractgebonden producten niet terugvinden.
PRIJZEN VERANDEREN TUSSEN BESTELLING EN FACTUUR
Het portaal berekent één waarde, maar het ERP-systeem past andere regels toe wanneer de bestelling wordt verwerkt.
DE VOORRAADINFORMATIE IS NIET BETROUWBAAR
De online beschikbaarheid houdt geen rekening met reservaties, magazijnlocaties of de werkelijk verkoopbare voorraad.
KREDIETVOORWAARDEN BLIJVEN MANUEEL
Het portaal aanvaardt een bestelling, hoewel de kredietpositie van de klant eerst moet worden gecontroleerd.
COMMERCIËLE KENNIS BLIJFT BIJ INDIVIDUELE MEDEWERKERS
Verkoopmedewerkers kennen de uitzonderingen, maar de regels zijn niet consequent in de systemen opgenomen.
ELKE KLANTVRAAG WORDT EEN MAATWERKFUNCTIE
Eenmalige aanpassingen stapelen zich op totdat het portaal duur en moeilijk te onderhouden wordt.
HET ERP-SYSTEEM EN HET PORTAAL GEBRUIKEN VERSCHILLENDE DEFINITIES
Klantgroepen, productcategorieën, prijzen of kortingsvoorwaarden betekenen niet noodzakelijk hetzelfde in beide systemen.
HOE EEN BETER PROCES ERUITZIET
Het portaal identificeert de klant en ontvangt de commerciële voorwaarden die werkelijk op dat account van toepassing zijn.
Afhankelijk van het bedrijfsmodel kan dit het volgende omvatten:
- Contractprijzen
- Klantspecifieke kortingen
- Volumekortingen
- Goedgekeurde productassortimenten
- Klantspecifieke catalogi
- Betalingsvoorwaarden
- Kredietbeperkingen
- Fiscale behandeling
- Voorraadbeschikbaarheid
- Leveringsvoorwaarden
- Vorige bestellingen
- Openstaande facturen
- Retourvoorwaarden
Elke belangrijke waarde heeft een duidelijk vastgelegde bron.
Het bedrijf weet:
- Waar contractprijzen worden beheerd
- Welk systeem de kortingen beheert
- Hoe klanten worden gegroepeerd
- Welke producten elk account mag aankopen
- Hoe voorraad moet worden weergegeven
- Wanneer kredietbeperkingen moeten worden gecontroleerd
- Welke voorwaarden automatisch kunnen worden toegepast
- Welke uitzonderingen menselijke goedkeuring vereisen
Het portaal mag commerciële regels niet zelf proberen af te leiden.
Het moet goedgekeurde informatie ontvangen uit het juiste systeem.
WAT AETERNA CORRIGEERT
Aeterna werkt aan de operationele laag tussen het ERP-systeem, het klantenportaal en de teams die verantwoordelijk zijn voor de commerciële informatie.
Afhankelijk van de afgesproken scope kan Aeterna:
- Klant- en productgegevens reinigen en valideren
- Mappings van klantgroepen en accounts corrigeren
- Goedgekeurde prijzen en kortingsstructuren op elkaar afstemmen
- Ondersteunde regels voor producttoegang configureren
- Vermijdbare verschillen tussen de waarden in het ERP-systeem en het portaal corrigeren
- Verduidelijken welk systeem elke belangrijke waarde beheert
- Terugkerende klantvoorwaarden groeperen in herbruikbare regels
- Standaardconfiguratie onderscheiden van echte ontwikkelingsvereisten
- De verwerking van uitzonderingen rond krediet, prijzen en producttoegang verbeteren
- Representatieve klantaccounts en bestellingen testen
- Getroffen configuraties of records corrigeren en opnieuw testen
- Integratie- of maatwerkaanpassingen coördineren met de bestaande technische partner
Het doel is niet om een analyse af te leveren die beschrijft waarom het portaal onbetrouwbaar is.
Het doel is om de operationele regels en gegevensstroom te corrigeren, zodat klanten correctere informatie ontvangen en medewerkers minder manuele controles moeten uitvoeren.
VERWACHT WERKEND RESULTAAT
Afhankelijk van de scope:
- Zien klanten de prijzen en kortingen die aan het juiste account zijn gekoppeld
- Wordt de goedgekeurde producttoegang consequenter toegepast
- Volgt de voorraadinformatie vastgelegde beschikbaarheidsregels
- Bereiken bestellingen het ERP-systeem met minder vermijdbare afwijkingen
- Sluiten de prijzen in het portaal beter aan bij de uiteindelijke bestel- en factuurwaarden
- Worden uitzonderingen rond krediet of goedkeuring zichtbaar
- Vervangen herbruikbare klantvoorwaarden vermijdbare eenmalige maatwerkaanpassingen
- Moeten medewerkers minder gegevens manueel bevestigen
Het portaal wordt een betrouwbaardere uitbreiding van het bestaande commerciële proces in plaats van een afzonderlijke catalogus die voortdurend moet worden gecontroleerd.
OPERATIONELE WAARDE
BETROUWBAARDERE KLANTPRIJZEN
Klanten zien prijzen en kortingen op basis van goedgekeurde commerciële voorwaarden in plaats van algemene of verouderde waarden.
MEER GEBRUIK VAN HET PORTAAL
Klanten zullen vaker gebruikmaken van selfservice wanneer ze de getoonde informatie vertrouwen.
MINDER MANUELE BEVESTIGINGEN
Medewerkers van verkoop en klantendienst besteden minder tijd aan het controleren van prijzen, voorraad en accountvoorwaarden.
MINDER GESCHILLEN OVER BESTELLINGEN EN FACTUREN
De waarde die tijdens het bestellen wordt getoond, sluit beter aan bij de regels die het ERP-systeem en het facturatieproces toepassen.
GECONTROLEERDE PERSONALISATIE
Terugkerende klantbehoeften worden herbruikbare configuraties in plaats van afzonderlijke aanvragen voor maatwerkontwikkeling.
DUIDELIJKERE VERANTWOORDELIJKHEID
Het bedrijf weet wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van prijzen, klantgroepen, producttoegang en goedkeuringsregels.
EEN BETER ONDERHOUDBARE SOFTWAREOMGEVING
Het centrale ERP-systeem blijft stabiel, terwijl goedgekeurde commerciële informatie het portaal bereikt via duidelijkere gegevens-, configuratie- en integratieregels.
WAT HET BEDRIJF ONTVANGT
Afhankelijk van de afgesproken opdracht kan het bedrijf het volgende ontvangen:
- Gecorrigeerde klant- en productgegevens
- Geconfigureerde klantgroepen of accountregels
- Gevalideerde mappings voor prijzen en kortingen
- Verbeterde voorwaarden voor producttoegang
- Vastgelegd eigenaarschap van belangrijke commerciële waarden
- Resultaten van representatieve klant- en besteltests
- Een zichtbare lijst met onopgeloste uitzonderingen
- Gecorrigeerde en opnieuw geteste records of configuraties
- Essentiële instructies voor het onderhoud van de werkende oplossing
De documentatie wordt beperkt tot wat nodig is om het gecorrigeerde proces te valideren, te onderhouden en over te dragen.
AFBAKENING VAN DE OPDRACHT
Aeterna werkt aan de gegevens, workflow, configuratie en operationele integratie rond het bestaande ERP-systeem en B2B-portaal.
Het bedrijf blijft verantwoordelijk voor de bevestiging van:
- Contractuele prijzen
- Commerciële kortingsvoorwaarden
- Kredietbeslissingen
- Klantclassificaties
- Fiscale en boekhoudkundige behandeling
- Beleid rond producttoegang
- Uitzonderingen die commercieel oordeel vereisen
De bestaande ERP-, portaal- of implementatiepartner blijft verantwoordelijk voor:
- Uitgebreide maatwerkontwikkeling
- Uitbreidingen van het kernplatform
- Infrastructuur
- Cyberbeveiliging
- Platformspecifiek werk waarvoor gecertificeerde expertise nodig is
Aeterna vervangt de juridische, fiscale, boekhoudkundige of technische specialisten van het bedrijf niet.
Kritieke wijzigingen worden alleen uitgevoerd met geschikte back-ups, toegang en testprocedures.
GERELATEERDE DIENST
B2B-PORTAAL & COMMERCIËLE GEGEVENSSTROOM
Een hands-on opdracht voor het corrigeren van klantspecifieke prijzen, kortingen, producttoegang, voorraadinformatie en goedkeuringsregels tussen een ERP-systeem en een B2B-klantenportaal.
Geschikt voor:
- Fabrikanten
- Groothandelaars
- Distributeurs
- Bedrijven in auto-onderdelen
- Klantenportalen die met een ERP-systeem verbonden zijn
- Bedrijven waarvan klanten nog steeds telefonisch of via e-mail bestellen
- Bedrijven met prijsverschillen tussen het portaal en de factuur
- Bedrijven die een B2B-portaal uitbreiden of vervangen
- Implementatiepartners die operationele ondersteuning nodig hebben
[BESPREEK UW PROBLEEM MET HET B2B-PORTAAL →]
GERELATEERDE PRAKTIJKCASE
Worden voorraad, prijzen, varianten of bestellingen niet correct gesynchroniseerd tussen Business Central en Shopify?
